Projektmethodik

Ziel einer optimalen Projekteinführung ist eine schnelle und termingerechte Implementierung des ERP-Systems.

Timeline arbeitet mit einer Projekt-Einführungmethodik im 7-Stufen-Modell. Alle unsere Projekte werden konsequent nach dieser Methode umgesetzt. Das bedeutet für unsere Kunden Transparenz und Termintreue.

1. Workshop

Im Workshop (ca 2-10 Tage - je nach Größe des Projekts) wird zunächst eine Ist-Aufnahme des Altsystems und der bisherigen Geschäftsprozesse im Gespräch mit dem Projektteam des Kunden durchgeführt.

Ausgehend vom Status-Quo werden als nächstes die Soll-Prozesse beschrieben und anhand aussagekräftiger Beispiele am Testsystem präsentiert.

Nicht abgedeckte Anforderungen werden im Rahmen der „Gap-Analyse“ (Bestandteil des Workshops) aufgenommen und konzeptionell im Hinblick auf die durchzuführenden Anpassungen aufgearbeitet.

Im Ergebnis entsteht ein (wir nennen es „Organisationshandbuch“), welches alle abzudeckenden Prozesse beschreibt, wobei jeweils in:

Ist-Zustand (bisherige Prozesse)
Soll-Zustand (zukünftig mit TimeLine abzudeckende Prozesse
und
Gap-Konzeption unterschieden wird.

Im Ganzen besteht das Organisationshandbuch aus folgenden
Kapiteln:

Allgemeinen Informationen zum Unternehmen (Produkt und Fertigungsmerkmale, etc.),
Den Prozessbeschreibungen
Der Modul-Checkliste
Projekt-spezifischen Angaben (Projekt-Team Kunde,
Projekt-Team Gebauer sowie
Dem Stufen und Terminplan

Das Organisationshandbuch ist Grundlage für alle späteren Tätigkeiten und wird im Rahmen des Projekts stetig weiter verfeinert. In abschließender Form stellt es eine kundenspezifische Dokumentation der Abwicklung sämtlicher Prozesse mit Hilfe des neuen ERP-Systems dar.

2. Projekt-Einrichtung/ Datenübernahme

Ganz zu Beginn des Projekts wird das Testsystem installiert. Idealerweise findet die Installation bereits auf den endgültigen Servern und Workstations oder aber auf einem Test-Netzwerk statt.

Ziel ist, alle Anwender „so früh wie möglich ins Boot zu holen“ und allen von Anfang an die Möglichkeit zu geben, Tests mit dem neuen System durchzuführen.

Zu diesem Zweck werden in einer Grund-Einrichtungs-Session bereits User Logins, Menus, sowie alle grundlegenden Parameter eingerichtet, sowie die Altdaten aus dem Vorgängersystem übernommen.

Die Datenübernahme erfolgt durch ein individuell erstelltes Programm-Modul, in
dem die Altdaten mit Hilfe automatisierter SQL-Skripts und Programmlogik auf das TimeLine-Datenbankschema gemappt werden.

Bei der Bewegungsdatenübernahme werden die Daten direkt in die Business-Objekte (des laufenden Programms) übernommen und von diesen verbucht. Hierdurch werden sämtliche erforderlichen Buchungsvorgänge (z.B. das Erzeugen von Reservierungen, etc.) synchron durchgeführt.

Da die Datenübernahme nur einmalig programmiert und dann immer wieder mit aktualisierten Daten aus dem Altsystem reproduziert werden kann und diese im Testsystem von Anfang an zur Verfügung stehen, werden Probleme bei der Datenübernahme so frühzeitig erkennbar.

3. Abstimm-Phase

Mit Hilfe des Organisationshandbuchs setzen die Projektleiter oder bei größeren Projekten ein bis zwei Entwickler die in der Gap-Konzeption enthaltenen Customizing-Anforderungen sukzessive um.

Im Abstand von ca 4 - 6 Wochen werden in sog. „Abstimmterminen“ (ca 1-2 Tage) die bereits fertiggestellten Module und Funktionalitäten präsentiert. Änderungen gegenüber der Workshop-Konzeption, etwaige Fehler oder Verbesserungsvorschläge werden protokolliert und ins
Organisationshandbuch übertragen.

Nach Abschluss eines Abstimmtermins werden die Libraries mit den Änderungen im Testsystem eingespielt. Die Abstimmphase endet wenn alle, bzw. alle für die
Einführung der ersten Stufe erforderlichen Prozesse und Funktionalitäten am Testsystem durchgespielt und vom Projekt-Team des Kunden abgenommen wurden.

Mit Abschluss der Abstimmphase wird neben dem Testsystem nun ein zweiter Mandant für das zukünftige „Echtsystem“ eingerichtet. Auch für dieses System wird eine erneute Datenüberrnahme durchgeführt.

4. Schulungsphase

Mit Beginn der Schulungsphase stehen nun:

Das zukünftige Echtsystem,
Das Testsystem,
Das überarbeitete Organisationshandbuch als Schulungsunterlage
Sowie alle Customizing-Anpassungen zur Verfügung.

Die Schulungen selbst werden abteilungsweise durchgeführt Keine Schulung dauert länger als 4 Stunden - wobei die Schulungsphase insgesamt nicht länger als 1 - 2 Monate in Anspruch nehmen sollte, um möglichst unmittelbar in den Go-Live-Betrieb gehen zu können.

Die gesamte Schulungsphase findet beim Kunden vor Ort statt. Beamer-Schulungen werden nur vereinzelt eingesetzt, da es insbesondere darum geht, dass die Anwender selbst am System arbeiten.

5. Go-Live

Der Go-Live-Betrieb beginnt mit der letzten Datenübernahme. Diese erstreckt sich in der Regel nur noch auf einen Teil der Daten, da Stammdaten in der Regel während der Schulungsphase bereits im neuen System überarbeitet werden und daher nicht erneut übernommen werden dürfen.

Während des Go-Live-Betriebs sind mindestens 2 Projektleiter anwesend, die den Mitarbeitern „mit Rat und Tat“ zur Seite stehen. In der Regel sind die Projektleiter während der ersten Tage/Wochen (je nach Größe des Projekts) permanent - danach in langsam zunehmenden Abständen anwesend.

6. Projektdokumentation

Die Projekt-Dokumentation setzt sich aus folgenden Dokumenten zusammen:

Organisationshandbuch:Beschreibung aller Prozesse und deren Umsetzung in TimeLine
Gesprächsnotizen: Chronologie aller Gesprächsnotizen, die während der Abstimmtermine und Schulungen synchron mitgeführt werden.
ToDo-Listen: Liste der offenen Punkte mit Beschreibung, Priorität, Deadline und Status (offen, ungeklärt, erledigt)

abgenommen.

7. Abnahme

Die Abnahme findet in der Regel 2-3 Monate nach dem Go-Live-Betrieb bzw. dem Go-Live-Betrieb der letzten Einführungsstufe statt.

Die synchron während der Einführung geführte ToDo-Liste wird hierbei in einer finalen Form als „Abstimmprotokoll“ gedruckt und von beiden Partnern unterzeichnet.

In einem persönlichen Gespräch werden Lob und Kritik reflektiert, sowie Wünsche für zukünftige Versionen aufgenommen, die im Rahmen der 2-monatig stattfindenden QS-Meetings auf direktem Wege über die Konzeption in die Entwicklung fließen.